Электронный документооборот на базе платформы

Данная статья посвящена основным средствам организации электронного документооборота на портале с помощью рабочих процессов. О неизвлекаемых ключах электронной подписи читайте здесь.

Что такое Workflow?

Один из составляющих элементов системы SharePoint – workflow, что в русскоязычной версии платформы переводится как рабочие процессы. Однако, мы придерживаемся мнения, что слово «документооборот» более точно отражает суть английского термина.

Начав работу с корпоративным SharePoint portal, предприятие в первую очередь стремится организовать полноценную систему электронного документооборота. Именно для этого предназначено наиболее применяемое решение Workflow.

Наибольшую потребность в разработке workflow, как мы думаем, ощущают организации малого и среднего бизнеса. Типовые преднастроенные инструменты SharePoint готовые решения: календари, библиотеки документов, списки задач и контактов и т. п., скорее всего, смогут удовлетворить требования большинства организаций, однако система документооборота в каждой компании организована по-разному. Именно поэтому для создания полноценной системы документооборота компания обычно обращается к помощи внештатных разработчиков либо консалтинговой компании.

Зачем нужен электронный документооборот?

Представим несколько моделей использования документооборота в SharePoint:

Сотрудник загружает документ на согласование в библиотеку SharePoint. Руководитель и/или коллеги могут одобрить или отклонить документ, а также добавить свои замечания или пожелания. Подобный бизнес-процесс обеспечивается автоматической генерацией задач для соответствующих пользователей.

Группа сотрудников использует библиотеку SharePoint для хранения и согласования однотипных документов с руководством и бухгалтерией. При этом необходимо автоматизировать контроль доступа к файлам, например так, чтобы сотрудники могли просматривать только свои документы, а руководство имело доступ ко всем данным библиотеки.

Автоматизация e-mail-рассылки

Как создается документооборот?

Необходимо помнить о том, что, в отличие от других возможностей SharePoint, произвести настройки документооборота оборота прямо в браузере нельзя. В нем можно только назначать уже настроенные рабочие процессы.

Для разработки документооборота используется один из двух основных инструментов:

Visual Studio – продукт, включающий в себя среду разработки ПО и позволяющий, в том числе, разрабатывать веб-приложения для SharePoint;

SharePoint Designer – редактор, предназначенный для настройки веб-сайтов SharePoint без редактирования кода. В программу встроен специальный инструмент редактирования workflow, который позволяет программировать документооборот визуальными методами, без редактирования кода.

Ценой столь простой разработки стало значительное ограничение функциональности редактора, т. е. в SharePoint Designer можно реализовать только определенные задачи документооборота. В рабочих процессах, настроенных приглашенным разработчиком, при возникновении надобности будет возможно внести несложные изменения: например, поменять учетные записи пользователей. Это происходит благодаря тесной интеграции с Visio, где можно отредактировать рабочий процесс, после сего экспортировать его обратно в SharePoint Designer.

Стоит сказать, что в новой версии Microsoft SharePoint 2010 разработка документооборота гораздо удобнее, чем в предыдущей SharePoint 2007. Например, в SharePoint Designer 2010 возможна публикация рабочего процесса на сайте без привязки к определенному списку, назначение опубликованных рабочих процессов сразу нескольким сотрудникам прямо в браузере.